社内の動画マニュアルは何から作る？見返しやすく更新しやすい5つの手順

動画マニュアルの目的は「見終わること」ではなく「作業できること」

新人への説明や担当者の引き継ぎでは、同じ操作を何度も見せる場面があります。手の動きや画面の切り替わりは、文章だけでは伝えにくいこともあるため、動画が説明の補助になります。

ただし、撮影しただけでマニュアルになるわけではありません。熟練者の作業を通して見ると簡単に感じても、初めての人には「どこを見たか」「なぜその操作を選んだか」が分からない場合があります。

この記事では、一般的な社内事務や基本操作を対象に、初めての動画マニュアルを小さく作る実務案を紹介します。5手順は本記事の提案であり、効果や標準の動画時間を保証するものではありません。

動画と文章は使い分けます。動作や位置関係は動画、検索したい条件や頻繁に変わる情報は文章に置くと、後から参照・更新する単位を考えやすくなります。

手順1：見る人と、完了させたい作業を一つに絞る

「総務の仕事を説明する」では範囲が広すぎます。「初めて備品を申請する社員が、必要な項目を入力し、申請が受け付けられたことを確認する」のように、対象者と到達点を一文で書きます。

候補は、質問が繰り返される作業、説明する人によって内容がばらつく作業、目で見たほうが理解しやすい作業から探しましょう。その中で、現行の手順と確認担当者が明確なものを最初に選びます。

• 誰が見るか：新入社員、異動者、普段その作業をしない社員など。
• 何ができれば完了か：保存、提出、整理後の状態など、確認できる到達点。
• 始める条件：必要な権限、道具、事前に済ませる作業。
• 今回扱わないこと：例外処理、管理者設定、別部署の判断など。

例えば申請者と承認者では、使う画面も目的も異なります。一つの動画へ両者の説明を混ぜるより、役割ごとに分けたほうが、自分に必要な手順を選びやすくなります。

手順そのものが社内で決まっていない場合は、撮影より先に業務責任者へ確認します。担当者個人の工夫と、全員が守る正式な手順を区別しておきましょう。

手順2：一つの操作と、その確認結果をセットにする

作業を「準備」「実行」「完了確認」に分け、実行部分を順番に書き出します。一つの手順には、見る人が行う操作と、操作後に確認する状態をセットで記載します。

この例は架空の申請業務です。実際のボタン名、入力項目、確認内容は、自社で使う仕組みに合わせて置き換えてください。

Microsoftの公式スタイルガイドは、手順を探しやすくする見出し、複数手順の番号付きリスト、操作する場所の明示などを案内しています。本記事では、この考え方を動画の台本整理にも参考として用います。動画専用の制作基準ではありません。

台本は「映すもの」「説明すること」「確認する結果」の三つを並べておくと、撮影前の漏れを見つけやすくなります。説明だけで終わる手順には、結果の画面や完成状態を追加できないか検討します。

途中に判断の分岐がある場合は、通常の流れを先に示し、例外は別の短い説明へ分けます。例外を省くのではなく、「この状態なら作業を止めて誰に確認するか」まで案内することが大切です。

手順3：操作箇所が見える大きさで撮り、完了状態も残す

実物を扱う作業なら、手や物で重要な部分が隠れていないかを確認します。画面操作なら、表示文字や入力箇所が、実際に視聴する端末で読める大きさかを確かめます。

最初から全編を撮る前に、一つの手順だけ試し撮りしてください。音声が聞き取れるか、操作を追える速さか、明るさや画面の反射に問題がないかを再生して確認します。

• 操作前の状態を見せてから、どこを触るか説明する。
• 動作の途中を省きすぎず、必要な順序を残す。
• 操作後の表示や完成状態を、確認できる時間だけ見せる。
• 重要な名称や注意事項は、音声だけでなく文字でも補う。

字幕や補足文字は、操作部分に重ねすぎないようにします。自動で生成した字幕を使う場合も、固有名詞、数字、否定の表現が正しいかを人が確認してください。

撮影用には架空の入力データや見本の書類を用意し、通知や背景への情報の映り込みにも注意します。実際の顧客情報や社内機密を、後から隠せばよいという前提で撮らないようにしましょう。

手順4：初見の人に、動画を見ながら試してもらう

制作担当者が見て問題がなくても、初めて見る人が実行できるとは限りません。可能であれば、その作業に不慣れな人に、練習環境で動画を参照しながら試してもらいます。

確認するのは映像の好みだけではありません。「目的の動画を見つけられたか」「どこで止まったか」「説明を受けなくても完了を判断できたか」を記録します。

安全上問題のない練習では、説明担当者がすぐに答えを教えず、迷った箇所を確認すると、動画に足りない情報が見つかります。ただし、危険や取り消せない操作がある場面では、試行より安全確保を優先してください。

最初の問題なら冒頭へ準備条件を追加し、二つ目なら判断の説明や参照先を補い、三つ目なら完了状態を見せます。漠然と動画全体を撮り直す前に、どの不足を直すか特定しましょう。

修正後は、直した箇所と前後のつながりをもう一度確認します。字幕だけ変えて音声が旧説明のまま、といった食い違いにも注意します。

手順5：更新担当と、最新版を見つける場所を決める

動画を配った後で手順が変わると、古い動画が残ることがあります。制作時点で「誰が変更を判断し、どこを更新するか」を決めておきます。

各動画には、対象業務、確認日、版番号、内容の確認担当者を管理情報として残します。システムや帳票など、変更の影響を受けるものも記録しておくと、変更時に見直す動画を探しやすくなります。

視聴者へ案内する入口は、社内の一覧ページなどにまとめます。ファイルを個別に配る場合は、旧版が残ることを想定し、更新時の周知と旧版の扱いまで決めてください。

• 内容の責任者：業務手順が正しいかを判断する人。
• 更新担当：動画・字幕・添付資料を差し替える人。
• 見直すきっかけ：画面や帳票の変更、質問の増加、業務ルールの変更など。
• 旧版の扱い：通常の入口から外し、保管が必要なら旧版と分かる管理場所へ移す。

保存や削除の判断は社内ルールに従います。更新後は、一覧から新しい動画を開けること、リンク先と表示される版が一致することを確認しましょう。

最初の一本に使える企画メモ

以下は、架空の「共有フォルダーへ資料を保存する」作業を想定した例です。特定のソフトや実際の顧客業務を説明するものではありません。

このメモが埋まらない箇所は、撮影前の確認事項です。動画の尺や演出を決める前に、到達点と業務上の正しさをそろえます。

注意点：すべての説明を動画だけで済ませない

頻繁に変わる担当者名や連絡先、条件ごとの一覧は、別の文章資料で管理する方法があります。動画へ固定で入れる情報と、更新しやすい参照先へ置く情報を分けてください。

動画を見られない状況や、音声を使えない環境も考え、要点の文章と必要な補足を用意します。「動画を見てください」だけで問い合わせを閉じず、判断できない場合の相談先を残しましょう。

また、危険を伴う作業や専門資格・正式な教育が必要な業務では、動画を作ったことだけで必要な指導が完了したとは扱いません。適用する手順や教育の要件は、業務の責任者・専門担当者に確認してください。

よくある質問

Chain-Moviesが支援できること

Chain-Moviesでは、企業向けの映像制作に関わる目的整理、構成、撮影・編集のご相談に対応します。動画マニュアルについても、どこを映像にし、どこを文章で補うかという段階からご相談いただけます。

業務手順の正しさは、お客様の業務責任者と確認しながら進めます。撮影環境、内容の専門性、更新の頻度を伺い、対応範囲・費用・納期を個別に確認します。

出典・確認日

• Microsoft Learn「Writing step-by-step instructions」（確認日：2026年10月8日）。見出し、番号付き手順、操作場所の明示など、手順説明の整理方法を参照。

5手順と企画メモは、本記事で提示した実務上の提案・想定例です。特定の顧客の実績や効果を示すものではありません。記事の写真風画像はすべてAI生成イメージです。